Với những doanh nghiệp truyền thống (không phải doanh nghiệp số) thì ngoài phần cứng là hoạt động sản xuất, vận hành phần mềm của doanh nghiệp chính là Hệ thống Thông tin.
Thông tin giúp lên kế hoạch, kiểm soát sản xuất, dự báo, ra quyết định…được truyền tải theo những luồng khác nhau, điểm đầu – nơi phát sinh thông tin là các bộ phận liên quan tới hệ thống vận hành và điểm cuối – nơi nhận thông tin là những bộ phận trong doanh nghiệp đóng vai trò quản lý. Các luồng thông tin này được tập trung, xử lý, phân phối qua một hệ thống trung tâm MIS.
Nếu Digital Transformation là sự chuyển đổi về mô hình kinh doanh khai thác thế mạnh của kỹ thuật số thì MIS là một chiến lược thực thi, đưa những sáng kiến vào hiện thực.
Một hệ thống thông tin bao gồm các khía cạnh: Công nghệ (phần mềm, phần cứng, network,..), Tổ chức (con người, cơ cấu tổ chức, vai trò trách nhiệm) và Quản lý (các cấp độ quản lý, nhu cầu thông tin của từng cấp độ quản lý của doanh nghiệp).
Trong một doanh nghiệp thì có rất nhiều hệ thống thông tin khác nhau như: Hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống quản lý quy trình, hệ thống ra quyết định, hệ thống thông tin quản trị (MIS),… trong đó MIS là một thành phần quan trọng vì nó bao trùm toàn bộ các khía cạnh của doanh nghiệp và cung cấp một giao diện để tất cả các cấp quản lý dựa trên đó mà vận hành doanh nghiệp của mình.
Với môi trường cạnh tranh, nhiều biến động và nhiều thách thức hiện nay. Nếu phân tích đủ chi tiết thì mọi thách thức kinh doanh sẽ đều tạo nên thách thức tương ứng ở MIS và mỗi một giải pháp ở MIS cũng sẽ đóng góp vào giải quyết được các thách thức của kinh doanh. Và ở khía cạnh ngược lại, mỗi một sự trì trệ hay vấn để của MIS cũng sẽ gây cản trở tới tốc độ vận hành của doanh nghiệp.
Đây cũng là lúc bộ phận CNTT toả sáng (hay đóng vai một tội đồ), chứng tỏ vị trí quan trọng của mình thay vì chỉ đóng vị trí như một vai phụ trong mô hình vận hành của doanh nghiệp.
Làm chủ được chiến lược triển khai MIS một cách đúng đắn và mang lại hiệu quả cao là một trong những năng lực giúp tạo nên thành công của một CIO. Chủ đề MIS cung cấp một hệ thống phương pháp luận và các bước thực hiện để giúp các CIO làm được điều này. Về cơ bản có thể bao gồm các tóm lược:
– Hiểu rõ về mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
– Hiểu rõ bối cảnh và thách thức đang gặp để đạt được mục tiêu đó
– Xác định được các mục tiêu & thách thức này liên đới gì tới bộ phận CNTT và hệ thống thông tin hiện tại.
– Phân tích đánh giá hiện trạng, kỳ vọng và đưa ra các giải pháp
– Đánh giá các giải pháp dựa trên những tiêu chí khách quan và trên các khía cạnh khác nhau
– Lựa chọn một chiến lược triển khai phù hợp
– Đề xuất một kế hoạch tổng quan nhưng cũng đủ chi tiết để được phê duyệt
– Triển khai (theo phương án được duyệt) và đo lường kết quả.
Trong quá trình thực hiện các bước này sẽ cần hiểu rõ bản chất các yếu tố của một hệ thống thông tin, của MIS. Hiểu rõ các nghiệp vụ kinh doanh, nắm vững các kỹ thuật phân tích nghiệp vụ, các nguyên tắc thiết kế hệ thống. Hiểu biết về ngành, các công nghệ, các khía cạnh tài chính và quản trị rủi ro của dự án…
Sự thành công của một dự án MIS, quá nửa phụ thuộc vào khả năng phân tích, nhận diện vấn đề và cung cấp giải pháp chuẩn xác nhất để giải quyết vấn đề (vấn đề càng lớn, giải pháp càng tinh gọn thì hiệu quả là lớn nhất).
Thiết nghĩ, nếu ví doanh nghiệp như một cơ thể, hệ thống thông tin như mạch máu, MIS là một trái tim. Một trái tim khỏe mạnh, một hệ tuần hoàn thông suốt chịu được huyết áp cao thì cơ thể sẽ khỏe mạnh hơn, chạy nhanh hơn. Điều này dẫn đến các thách thức sẽ được giải quyết và con đường tới đích sẽ trở lên dễ dàng hơn khi so sánh với những đối thủ không có được “may mắn” như vậy.
Nguyễn Văn Hiển – Hạt giống mùa 8 HCM
